Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Dokument dotyczy strony FitByNowaczyk w domenie fitbynowaczyk.com, obsługi zapytań o współpracę oraz papierowych informacji o zdrowiu przekazywanych Joannie Nowaczyk w związku z usługami treningowymi.

Administratorem Twoich danych osobowych jest Joanna Nowaczyk, świadcząca usługi treningu personalnego pod marką FitByNowaczyk.

Adres działalności i do korespondencji: ul. Piątkowska 78B/125, 60-649 Poznań.

NIP: 9721369160.

W sprawach dotyczących Twoich danych osobowych, w tym korzystania z opisanych poniżej praw, skontaktuj się z Joanną Nowaczyk pod adresem fitbynowaczyk@gmail.com lub listownie na wskazany adres do korespondencji.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach ochrony danych kontaktujesz się bezpośrednio z Joanną Nowaczyk.

2. Zbierane dane i dobrowolność

Formularz zbiera:

• imię i nazwisko oraz adres e-mail — pola wymagane;
• wybraną usługę — wybór wymagany;
• cel treningowy — wybór opcjonalny;
• numer telefonu — pole opcjonalne;
• treść dodatkowych informacji — pole opcjonalne.

Podanie danych jest dobrowolne. Bez wymaganych pól formularz nie wyśle zgłoszenia. Brak celu treningowego, numeru telefonu lub dodatkowej wiadomości nie blokuje wysyłki. Formularz nie ma pola dodawania załączników.

Do obsługi formularza używany jest też identyfikator sesji oraz dane techniczne opisane poniżej.

Informacje o zdrowiu: w ramach współpracy treningowej Joanna Nowaczyk zbiera na papierze informacje o zdrowiu, urazach i przeciwwskazaniach potrzebne do dopasowania ćwiczeń. Klient podpisuje osobną, wyraźną zgodę na przetwarzanie tych informacji. Papierowa dokumentacja stanowi odrębny zbiór od zgłoszeń internetowych.

Formularz strony służy do pierwszego kontaktu. Nie wpisuj w nim diagnoz, wyników badań ani szczegółowych informacji o zdrowiu. Takie informacje przekaż Joannie w ramach odrębnego procesu, po otrzymaniu informacji o ich przetwarzaniu i wyrażeniu zgody. Samo wpisanie danych zdrowotnych w formularzu nie zastępuje wyraźnej zgody.

3. Cele i podstawy prawne

Dane są wykorzystywane w następujących celach:

• Odpowiedź na zapytanie o trening, plan lub inną usługę i ustalenie warunków współpracy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy.
• Odpowiedź na pozostałe pytania i prowadzenie związanej z nimi korespondencji: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze wiadomości kierowanych do Joanny Nowaczyk.
• Zapewnienie działania i bezpieczeństwa strony oraz formularza: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie przed spamem i nadużyciami, usuwaniu błędów oraz umożliwieniu ponowienia zgłoszenia bez utraty wpisanych danych.
• Dopasowanie treningu z uwzględnieniem przekazanych informacji o zdrowiu: art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO — osobna, wyraźna zgoda klienta. Możesz ją wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Joanną Nowaczyk. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Podanie informacji jest dobrowolne; brak informacji niezbędnych do bezpiecznego doboru ćwiczeń może uniemożliwić przeprowadzenie danego treningu.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona konkretnych roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie swoich praw. Jeżeli niezbędne są dane zdrowotne, zastosowanie ma również art. 9 ust. 2 lit. f RODO; nie stanowi to podstawy do dalszego wykorzystywania ich w treningu po wycofaniu zgody.

Wysłanie zgłoszenia nie stanowi zgody na newsletter ani inne wiadomości marketingowe. Nie wymaga też zgody na przetwarzanie danych, które jest niezbędne do obsługi zapytania na opisanych wyżej podstawach.

4. Obsługa i przechowywanie zgłoszeń

Przeglądarka przekazuje formularz do serwera strony. Po sprawdzeniu pól serwer tworzy wiadomość e-mail zawierającą dane zgłoszenia i przekazuje ją na adres fitbynowaczyk@gmail.com. Adres e-mail wpisany przez użytkownika służy również jako adres odpowiedzi.

Po przekazaniu zgłoszenia do wysyłki serwer wysyła również automatyczne potwierdzenie na adres e-mail podany w formularzu. Potwierdzenie nie zawiera danych wpisanych w zgłoszeniu i nie jest wiadomością marketingową.

Wiadomości formularza są wysyłane przez infrastrukturę LH.pl. Zgłoszenia trafiają do skrzynki Gmail Joanny Nowaczyk. Strona nie zapisuje ich w bazie danych; są przechowywane w systemach pocztowych i mogą tymczasowo znajdować się w sesji serwera lub kopiach zapasowych.

Sesja przechowuje dane potrzebne do zabezpieczenia formularza, ograniczenia powtórnych zgłoszeń i wyświetlenia wyniku wysyłki. Po błędzie wysyłki bez JavaScriptu zachowuje również pola formularza do ich odtworzenia przy następnym otwarciu strony głównej. Po odtworzeniu te pola są usuwane z sesji.

Przy wysyłce z JavaScriptem po błędzie wpisane wartości pozostają w formularzu w otwartej przeglądarce. Strona nie zapisuje zgłoszeń w pamięci localStorage ani sessionStorage przeglądarki.

W razie problemów z wysyłką serwer rejestruje techniczny komunikat błędu. Mechanizm formularza nie dopisuje do niego treści zgłoszenia.

Stronę utrzymuje LH.pl. Dostawca prowadzi dzienniki dostępu i błędów serwera, służące obsłudze technicznej i bezpieczeństwu strony. Zgodnie z informacją LH.pl dzienniki dostępu zawierają:

• adres IP i host, datę i czas żądania oraz strefę czasową;
• metodę żądania, wywołany skrypt, ścieżkę i adres żądania oraz kod odpowiedzi serwera;
• czas obsługi żądania i liczbę przesłanych bajtów;
• adres strony odsyłającej, jeżeli jest przekazany przez przeglądarkę, oraz informacje o regionie i kraju;
• dodatkowe pola techniczne związane z obsługą żądania.

Dzienniki błędów służą diagnozowaniu problemów technicznych. LH.pl zapisuje dzienniki także na serwerze kopii zapasowych. Informacje o przechowywaniu kopii opisano w części o okresach przechowywania.

5. Odbiorcy i dostawcy usług

Do działania strony i obsługi zgłoszeń wykorzystywane są usługi następujących dostawców:

• Hosting i wysyłka wiadomości formularza: LH.pl Sp. z o.o., pl. Wolności 6/4, 61-738 Poznań. Dostawca zapewnia infrastrukturę serwera, pocztę wychodzącą, obsługę techniczną i kopie zapasowe. Informacje o dostawcy są dostępne w polityce prywatności LH.pl.
• Skrzynka odbiorcza zgłoszeń: konsumencka usługa Gmail, używana pod adresem fitbynowaczyk@gmail.com. Dostawcą usług Google dla użytkowników w Europejskim Obszarze Gospodarczym jest Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Google przetwarza dane w swojej usłudze zgodnie z własnymi zasadami prywatności; konto nie jest usługą Google Workspace.

Korespondencję ze zgłoszeń obsługuje wyłącznie Joanna Nowaczyk. Dostawcy usług mogą przetwarzać dane w zakresie potrzebnym do działania, utrzymania i zabezpieczenia swoich usług. Papierowe informacje o zdrowiu są obsługiwane odrębnie od strony i jej poczty; nie są zbierane przez formularz internetowy.

Dane mogą być udostępnione organom publicznym, jeżeli administrator jest do tego zobowiązany przepisami prawa, oraz w niezbędnym zakresie w związku z konkretnym postępowaniem dotyczącym roszczeń.

6. Okresy przechowywania

• Zapytania, po których nie rozpoczęto współpracy: przez czas prowadzenia rozmowy, a następnie przez 6 miesięcy od jej zakończenia. Po tym terminie Joanna usuwa wiadomości ze swojej skrzynki.
• Korespondencja związana z rozpoczętą współpracą: przez czas obsługi współpracy; po jej zakończeniu pozostają tylko informacje niezbędne do rozliczenia konkretnej sprawy lub ochrony przed roszczeniami, do upływu właściwego terminu ich przedawnienia. Termin zależy od rodzaju roszczenia i jest ustalany zgodnie z Kodeksem cywilnym; w razie sporu dane są zachowywane do jego prawomocnego zakończenia i zakończenia niezbędnych czynności wykonawczych.
• Papierowe informacje o zdrowiu, urazach i przeciwwskazaniach: przez okres współpracy i 6 miesięcy po jej zakończeniu, następnie dokumenty są niszczone w sposób uniemożliwiający odczyt danych. Wycofanie zgody kończy ich przetwarzanie na potrzeby treningu wcześniej; dalsze zachowanie jest możliwe wyłącznie w zakresie niezbędnym do konkretnego roszczenia na odrębnej podstawie prawnej.

Pola odtwarzane po błędzie są usuwane przez aplikację przy następnym otwarciu strony głównej. Jeżeli użytkownik nie wróci, pozostają w sesji do usunięcia danych sesji przez serwer. Zamknięcie przeglądarki nie jest równoznaczne z natychmiastowym usunięciem pliku sesji na serwerze.

Dzienniki dostępu i błędów: zgodnie z informacją LH.pl bieżące logi są dostępne za dzień bieżący i 7 poprzednich dni. Ich kopie na serwerze backupowym są dostępne przez 30 dni.

Zgodnie z dokumentacją LH.pl kopie zapasowe plików hostingu są tworzone codziennie i przechowywane przez 30 dni. Usunięte z aktywnego systemu dane, które trafiły do kopii, mogą w niej pozostać do końca tego cyklu. Ten okres nie określa czasu przechowywania wiadomości w Gmailu. Szczegóły są dostępne w dokumentacji kopii zapasowych LH.pl.

[DO UZUPEŁNIENIA Z LH.PL: czas i mechanizm usuwania wygasłych danych sesji PHP na wykupionym hostingu. Potwierdzone okresy dostępności logów i kopii zapasowych nie określają czasu przechowywania danych sesji.]

7. Przekazywanie danych poza EOG

LH.pl wskazuje Polskę jako lokalizację serwerów hostingu. Korzystanie z Gmaila może natomiast wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.

Google wskazuje, że przy przekazywaniu danych opiera się na decyzjach stwierdzających odpowiedni stopień ochrony, a w odpowiednich przypadkach stosuje standardowe klauzule umowne. Google LLC uczestniczy w EU–US Data Privacy Framework. Opis mechanizmów, informacje o certyfikacji oraz odnośniki do stosowanych zabezpieczeń znajdziesz w zasadach przesyłania danych Google. O informacje dotyczące przekazania Twoich danych i kopię mających zastosowanie zabezpieczeń możesz zwrócić się również do Joanny Nowaczyk na podany adres kontaktowy.

8. Prawa i skarga do UODO

W granicach i na warunkach RODO możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania. Przenoszenie danych dotyczy przetwarzania zautomatyzowanego opartego na zgodzie lub umowie. Gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes, możesz wnieść sprzeciw ze względu na swoją sytuację. Jeśli określone przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją wycofać bez wpływu na wcześniejszą zgodność przetwarzania z prawem.

Wniosek możesz wysłać na fitbynowaczyk@gmail.com lub listownie na adres ul. Piątkowska 78B/125, 60-649 Poznań. Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia Twojej tożsamości. Odpowiada bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Przy złożonych lub licznych żądaniach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przyczynie przedłużenia administrator informuje w ciągu pierwszego miesiąca.

Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne sposoby jej złożenia opisuje oficjalna strona UODO.

9. Cookies i linki zewnętrzne

Strona główna i endpoint formularza używają cookie PT_SITE_SID do powiązania przeglądarki z sesją. Cookie zawiera identyfikator, nie treść zgłoszenia. Ma charakter sesyjny: kod nie ustawia stałej daty wygaśnięcia. Jest oznaczone jako HttpOnly i SameSite=Lax; przy połączeniu rozpoznanym jako HTTPS kod dodaje atrybut Secure.

Cookies można usuwać lub blokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookie sesji może uniemożliwić poprawne wysłanie formularza, ponieważ serwer nie powiąże zgłoszenia z jego tokenem ochronnym.

Cookie sesji służy bezpiecznemu korzystaniu z formularza: powiązaniu zgłoszenia z tokenem ochronnym, ograniczeniu powtórnych wysyłek i zachowaniu pól po błędzie. W tym zakresie jest niezbędne do świadczenia usługi formularza i nie wymaga zgody na podstawie art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Nie służy reklamie ani śledzeniu użytkownika w innych serwisach.

Strona nie używa Google Analytics, pikseli reklamowych, cookies marketingowych ani osadzonych map i treści Instagrama. Nie udostępnia newslettera, systemu rezerwacji ani płatności online. Obrazy, ikony i skrypty są wczytywane z serwera strony.

Instagram i Mapy Google są odsyłaczami. Sam formularz nie przekazuje do nich zgłoszeń. Dopiero otwarcie linku przenosi użytkownika do zewnętrznej usługi, która stosuje własne zasady. Link e-mail otwiera wybraną aplikację pocztową.

Gdy kontaktujesz się przez Instagram, dane w samej usłudze przetwarza również jej operator na własnych zasadach. Informacje o przetwarzaniu w tej usłudze znajdziesz w polityce prywatności Instagrama. Zasady przechowywania zapytań przez Joannę są takie jak opisane wyżej; danych o zdrowiu nie przesyłaj przez Instagram.

10. Automatyczne przetwarzanie

Formularz automatycznie sprawdza poprawność zgłoszenia i stosuje zabezpieczenia przed spamem oraz powtarzanymi wysyłkami. Odpowiedź na zgłoszenie i decyzję o współpracy podejmuje Joanna Nowaczyk.

Strona nie stosuje profilowania marketingowego ani decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

11. Zakres dokumentu i źródła

Polityka opisuje korzystanie ze strony, korespondencję dotyczącą usług oraz papierowe dane zdrowotne zbierane w związku z treningami. Informację i zgodę dotyczącą danych zdrowotnych otrzymujesz również przed ich przekazaniem w papierowej dokumentacji. Sama polityka prywatności nie jest oświadczeniem zgody.

Źródła sprawdzone przy opracowaniu wersji roboczej:

• RODO — EUR-Lex, w szczególności art. 5, 6, 9, 12–22 i 44–49;
• Ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych — ELI;
• Prawo komunikacji elektronicznej — ELI, art. 399; sprawdzono tekst ujednolicony z 7 lipca 2026 r.;
• Prawa osób, których dane dotyczą — UODO;
• Składanie skargi — UODO;
• Polityka prywatności Google i zasady przesyłania danych Google;
• Informacje o hostingu LH.pl, logach serwera i kopiach zapasowych.